Le choix d’une salle pour un évènement professionnel est une tâche qui impose une grande réflexion. En effet, de nombreux paramètres peuvent influencer une décision selon le type d’évènement à organiser. Voilà pourquoi dans cet article, vous retrouverez les critères les plus importants pour choisir la salle d’un évènement professionnel.
L’emplacement de la salle
Il s’agit d’un des critères les plus décisifs. Pour une réunion vraiment importante, il est capital d’opter pour un endroit calme. Se tourner vers des professionnels comme Domaine de la Tuilière vous permet d’optimiser le temps de recherche.
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Ensuite, le choix de la salle dépend également du moment où se tiendra la réunion entre la journée ou la soirée. Dans le cas d’un évènement en soirée, suivant l’emplacement de la salle, vous devez particulièrement vérifier la luminosité qui pourrait gêner les invités.
Pour un évènement en journée, le choix est plus libre. Néanmoins, tenez compte des détails susceptibles d’influer sur la concentration des participants. Autrement dit, choisir un lieu implique de contrôler ses environs pour évaluer l’exposition au soleil ou encore les isolations.
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La taille de la salle
La taille de l’espace à louer se choisit habituellement en fonction du nombre de participants. Parfois, il est possible de se tourner vers un appartement ou encore un lieu de réception privé. Mais pour davantage d’espace, vous pouvez aussi opter pour un hôtel. En bref, la taille de la salle est déterminante surtout par rapport au nombre de personnes qui seront effectivement présentes à l’évènement.
Les invitations étant habituellement envoyées après la réservation, il est souvent difficile d’anticiper le nombre de présences finales. La solution la plus simple est donc de toujours prévoir une marge. Par exemple, pour un évènement de 100 personnes, le mieux est de choisir une salle pour plus de 100 personnes. De cette manière, même si tous les invités ne viennent pas, l’organisation de l’évènement n’en sera pas pénalisée.
Le thème de l’évènement
Le choix d’une salle dépend aussi grandement du thème imposé pour l’évènement. Il va varier selon qu’il s’agit d’une conférence ou séminaire important, d’un meeting entre collaborateurs ou alors du lancement d’un projet nécessitant des financements. Notez que malgré la pléthore de thèmes possibles, vous pourrez surement retrouver le vôtre dans le catalogue d’une salle à louer.
Attention cependant à choisir une salle vraiment appropriée pour le thème ou l’activité à pratiquer. Par exemple, pour une formation d’entreprise, il est courant d’opter pour une salle organisée en U offrant une ambiance relativement studieuse. En revanche, pour un grand évènement, le choix est souvent tourné vers les lieux atypiques, à l’air libre ou assez mythiques. Enfin, veillez à choisir un décor et un cadre suffisamment cohérents.
